6 tapaa selkeyttää toimintaa
Listat
Kaikki eivät toki ole listaihmisiä, mutta ainakin itseä helpottaa, kun saa ”ulkoistettua muistinsa” – kyse voi olla pakkauslistasta lomalle lähtiessä, yrityksen kuun vaihteen tekemisiin liittyvästä muistilistasta tai projektisuunnitelman tarkistuslistasta.
Prosessikaaviot
Prosessi on suoritettavien toimenpiteiden sarja, joka tuottaa määritellyn lopputuloksen. Prosessikaavio on kuvaus prosessista, josta selviää toimenpiteiden looginen järjestys sekä mahdollisesti vastuuhenkilöt eri toimenpiteille.
Prosessikaaviota tehdessä tulee tarkistetuksi:
– onko kaikki tarvittavat toimenpiteet on otettu huomioon
– onko joukossa turhia toimenpiteitä
– onko prosessissa turhaa monimutkaisuutta
– ovatko toimenpiteet järkevässä järjestyksessä
Valmiit pohjat (”templates”)
Valmiit pohjat antavat struktuuria ja selkeyttä tekemiseen ja kommunikointiin. Kun tieto on aina samassa muodossa, on sitä helpompi sekä tuottaa että tarkastella.
Ohjeistukset
Ohjeistusten merkitystä ei kannata aliarvioida – työohjeet, toistuvien tekemisten ohjeet – säästävät aikaa, auttavat hahmottamaan millainen tehtävä kokonaisuudessaan on sekä antavat mahdollisuuden jakaa tietotaitoa useammille henkilöille. Työohjeiden tekeminen auttaa hahmottamaan, ovatko työvaiheet järkeviä & järkevässä järjestyksessä.
Toistuvien tekemisten tarkistuslistat
Toistuvien tekemisten tarkistuslistat sopivat erityisesti niihin tilanteisiin, joissa useamman henkilön panosta tarvitaan lopputuloksen aikaansaamiseksi, ja jossa työvaiheet ovat riippuvaisia toisistaan nopealla aikataululla. Tarkistuslistassa on hyvä olla tarvittavat työvaiheet oikeassa järjestyksessä, vastuuhenkilö, ajankohta, mihin mennessä kukin työvaihe tulee suorittaa sekä työvaiheiden statukset.
Tarkistuslista on hyödyllinen esimerkiksi kuun vaihteen taloudellisessa raportoinnissa, jossa on usein tiukka aikataulu, työvaiheet jakautuvat usealle henkilölle ja ovat riippuvaisia toisistaan.
Toimintamallit, säännöt
Yhteisten toimintamallien ja pelisääntöjen kuvaus auttaa myös selkeyttämään toimintaa. Tällaisia kuvauksia ovat esimerkiksi projektin tai organisaation hallintamalli, organisaation kokouskäytännöt, tai se miten tiimissä tai projektissa halutaan kommunikoida.