Liikaa tekemistä – 4 askelta tilanteen haltuun ottamiseksi

 

1. Pysähdy – ja hengitä

Kun sinulla ja / tai tiimilläsi on liikaa tekemistä, ja olette keskellä pahinta kaaosta, etkä tiedä onko lähestyvä pölypilvi norsu, sarvikuono vai jokin muu otus, elimistössäsi on todennäköisesti vallalla ”taistele, pakene tai jäädy” – tila, jolloin toimintakyky ei ole paras mahdollinen. Kun huomaat olevasi tällaisessa tilanteessa ja tilassa, on parempi pysähtyä ja hengittää – tässä on toki oletuksena, että lähestyvä uhkaava pölypilvi on vain metafora…

Jopa kolme sisään-ulos hengitystä voi auttaa pääsemään irti ”taistele, pakena tai jäädy” -tilasta (hengityksen vaikutuksesta stressiin voit lukea lisää muun muassa täältä).

2. Hahmota tilanne

Kun olet saanut elimistösi rauhoittumaan, voit tarkastella tilannetta – mitä on meneillään, mikä otus on kyseessä ja mitä muuta tilanteeseen liittyy. Tilanteen hahmottaminen on tärkeää, jotta voit ensinnäkin miettiä, kuinka nopeasti kaaoksen aiheuttama tilanne pitäisi saada haltuun ja toisaalta millaisia työkaluja & menetelmiä tarvitset tilanteen ratkaisemiseksi.

3. Pilko

Sitten päästäänkin pilkkomiseen – eli tarkastelemaan, mitä osakokonaisuuksia tilanteeseen liittyy. Pilkkominen auttaa jäsentämään vielä paremmin, mistä on oikein kyse, ja millä tavalla eri osakokonaisuudet vaikuttavat tilanteeseen ja kaaoksen syntyyn.

Kaaoksen keskellä asiat helposti näyttävät yhdeltä isolta kasalta, eikä tilanteesta tällöin saa kunnolla otetta. Siksipä on hyvä koettaa palastella kasaa, otusta. Tässä voi käyttää apuna muun muassa seuraavia kysymyksiä:

– Mitä on ollut tarkoitus saada aikaan?

– Mitä on tehty tähän asti?

– Mitä ylimääräistä tilanteessa on mukana?

– Mitä on jätetty huomioimatta?

– Mikä on ollut tärkeintä?

– Mikä on jatkossa tärkeintä?

4. Priorisoi

Kun tilanteeseen on saatu parempi selko pilkkomalla, on jatkotoimenpiteet hyvä priorisoida. Ja koska tilanne on eskaloitunut kaaokseen asti, on todella hyvä tehdä selväksi – itselle ja muille – mikä on tärkeää juuri nyt, ja mikä voi odottaa myöhempään ajankohtaan.

Ja jotta myöhempään ajankohtaan jätettävät asiat eivät unohdu, jonkun tyyppinen ”parkkipaikka” ajatus on toimiva – jokin paikka, jossa juuri nyt ei-niin-tärkeät asiat voivat odottaa dokumentoituina siihen asti, että kaaos rauhoittuu, ja voidaan edetä niiden kanssa.

 

Lopuksi

Tilanteissa, joissa on meneillään paljon kaikenlaista ja jotka ovat vielä luonteeltaan sekavia, on monesti vaikea saada otetta kokonaisuudesta ja siitä, mitä olisi järkevintä ja tärkeintä tehdä seuraavaksi. Etenkin silloin kun kiirettä on monella tekemisen saralla, on vaikea keskittyä yhden alueen selkeyttämiseen. Mikäli siis koet, että sinä ja / tai tiimisi voisi tarvita tukea tilanteen haltuun ottamiseen, ota yhteyttä, niin luodaan yhdessä sujuvuutta selkeydellä tekemisiinne! 🙂