Projektin vaiheet ja niiden sisältö

Projektin vaiheet ja niiden sisältö

Projekteissa on ainakin nämä neljä ylätason vaihetta:

• Valmistelu
• Suunnittelu
• Toteutus
• Lopetus

Lisäksi kaikkien vaiheiden aikana tulee huolehtia muutosjohtamisesta, sitouttamisesta ja kommunikaatiosta.

Valmistelu

Valmisteluvaiheessa selkeytetään projektin tavoitteet, mahdollinen bisnes case ja varmistetaan, että projekti on toteutettavissa. Valmisteluvaiheen tuotoksena on joko alustava projektisuunnitelma tai projektikuvaus.

• Mitkä ovat projektin tavoitteet?
• Mitä projektiin kuuluu, mitä ei (scope)
• Kuka on projektin sponsori? Entä omistaja? (Voivat olla myös sama henkilö, erityisesti pienemmissä projekteissa)
• Keitä projektitiimiin tarvitaan? Minkä verran heidän työpanostaan tarvitaan? Milloin heitä tarvitaan? (Läpikäynti tarvittaessa myös esihenkilöiden kanssa)
• Keitä projektin johtoryhmään kuuluu?
• Tarvitaanko rahallista investointia? Ja jos, kuinka paljon? Onko bisnes case kannattava? Tarvitaanko investointiesitys? Jos, niin missä foorumeissa se tulee hyväksyttää?
• Millaisella aikataululla projekti tulisi toteuttaa?
• Ketkä / mitkä ovat projektin tärkeimmät sidosryhmät, jotka tulee ottaa mukaan valmisteluvaiheeseen (ainakin hyväksymään suunnittelun aloitus)?

Valmisteluvaiheen työkalut / dokumentit:

• Kysymyslista projektin sponsorille / omistajalle
• Projektikuvaus (project charter)

Valmisteluvaiheen kommunikaatio:

• Keskustelut projektin sponsorin / omistajan kanssa
• Keskustelut avainhenkilöiden kanssa

Suunnittelu

Suunnitteluvaiheessa projekti organisoidaan, sovitaan toimintatavoista ja priorisoinnista (yleensä projektin laajuus / kustannukset / aikataulu) sekä ennakoidaan potentiaaliset riskit. Suunnitteluvaiheen tuotoksena on projektisuunnitelma.

Suunnitteluvaiheessa:

• Ennakoidaan niin paljon kuin mahdollista, jotta toteutus on niin sujuvaa kuin mahdollista
• Täydennetään projektikuvausta / alustavaa projektisuunnitelmaa, ja varmistetaan, että projektin ”miksi” (tausta) ja tavoitteet ovat selkeät & ymmärrettävät (voidaan käyttää muutoshallinnassa, sitouttamisessa & muussa kommunikaatiossa) sekä tarkennetaan mitä kuuluu ja mitä ei kuulu projektiin
• Tarkennetaan aikataulu, välietapit ja mahdolliset riippuvuudet toisista projekteista ja / tai operatiivisesta toiminnasta
• Varmistetaan, että projektiorganisaatio on toimiva ja että eri tiimit, myös ohjausryhmä, ymmärtävät roolinsa
• Varmistetaan, että tarvittavat henkilöt ovat käytettävissä projektityöhön
• Projekti oikeasti ”projektisoidaan”, eikä ainoastaan koeteta suorittaa operatiivisten tekemisten ohella
• Tehdään riskikartoitus avainhenkilöiden kanssa
• Valmistellaan projektin kick-off

Suunnitteluvaiheen työkalut / dokumentaatio:

• Projektisuunnitelma, sisältäen ainakin lyhyesti nämä: Tausta, tavoitteet, tuotokset, laajuus, hyödyt, aikataulu, organisaatio & hallintamalli, roolit & vastuut,  sidosryhmät, riippuvuudet, budjetti, toimintatavat, kommunikaatiosuunnitelma, riskimatriisi
• Kick-off:n agenda ja sisältö

Suunnitteluvaiheen kommunikaatio:

• Suunnittelukokoukset, muut keskustelut avainhenkilöiden kanssa (esimerkiksi projektitiimiläisten esihenkilöiden kanssa)
• Kick-off (vaiheen lopussa)

Toteutus

Toteutusvaiheessa varmistetaan, että projektin tuotokset saadaan aikaan. Toteutusvaiheeseen kuuluu projektisuunnitelman ja tekemisten seuranta, ongelmien eskalointi (& ennakointi) sekä kommunikaatio. Toteutusvaiheen tuotokset = projektin tuotokset.

Toteutusvaiheessa kannattaa:

• Pitää ohjausryhmän kokoukset säännöllisesti; vähintään välietappien kohdalla, tai sitten joka kuukausi
• Pitää ydintiimin seurantapalaverit säännöllisesti; esimerkiksi kerran viikossa ja varmistaa, että tekemiset etenevät sovitusti (suunnitelman, priorisoinnin mukaan), tai jos eivät etene, selvittää, missä vika ja eskaloida ohjausryhmälle tarvittaessa, sekä tarkistaa, että yhteistyö eri tiimien välillä toimii
  • Eri tiimien ja / tai henkilöiden vastuulla olevat tekemiset tulee sopia ja aikatauluttaa
  • Tekemisiä / aktiviteetteja ei kannata olla liikaa menossa samaan aikaan
  • ”Lessons learned” -hengessä kannattaa kysyä palautetta toimintatavoista, riskeistä, ongelmista jo projektin toteutusvaiheessa, jotta toimintatapoja ja yhteistyötä voidaan muokata jo ennen kuin projektin on ohitse
• Kommunikoida sidosryhmien kanssa säännöllisesti (esimerkiksi kuukausittainen statuspäivitys sähköpostitse tai lyhyt Teams / Zoom sessio)

Toteutusvaiheen työkalut / dokumentaatio:

• Ohjausryhmän agenda ja pohja / sisältö
• Projektitiimin agenda ja pohja / sisältö
• Kommunikaatio pohja(t)
• Sovittu dokumentaatio, koulutukset, jne.

Toteutusvaiheen kommunikaatio:

• Ohjausryhmän kokoukset
• Projektitiimin kokoukset
• Säännöllinen kommunikaatio / viestintä

Lopetus

Lopetusvaiheessa varmistetaan, että projektin tuotokset saadaan siirrettyä operatiiviselle organisaatiolle / toimintaan. Lopetusvaiheen tuotoksena on ainakin tiedonsiirto operatiiviseen toimintaan, projektin opit sekä mahdollisesti myös projektin loppudokumentaatio.

Lopetusvaiheessa:

• Järjestetään tarvittavat tiedonsiirtosessiot, jotta operatiivinen organisaatio voi jatkaa toimintaa projektin tuotosten kanssa
• Kerätään projektin opit (”Lessons learned”) projektitiimiltä ja ohjausryhmältä (jotta oppeja voidaan hyödyntää seuraavissa projekteissa)
• Tehdään projektin loppudokumentaatio (jos sellaisesta on sovittu)
• Kommunikoidaan projektin loppumisesta sidosryhmille
• Tehdään suunnitelma projektin jälkiarviolle (”Post evaluation”, yleensä 6-12 kuukautta projektin jälkeen – tarkoituksena on varmistaa, että projektin hyödyt saavutettiin)

Lopetusvaiheen työkalut / dokumentaatio:

• Tiedonsiirron tarkistuslista (projektikohtainen)
• Projektin loppudokumentaatio (jos sovittu), ml. projektin opit
• Jälkiarvion suunnitelma ja pohja

Lopetusvaiheen kommunikaatio:

• Tiedonsiirtosessiot
• Projektin opit (”Lessons learned”)
• Projektin loppudokumentaatio ja – kommunikaatio
• Jälkiarvion läpikäyntikokouksen varaus (”Post evaluation”)