Projektisuunnitelma
15 asiaa jotka on hyvä ottaa huomioon projektisuunnitelmassa
Kattava projektisuunnitelma sisältää projektin tarkastelun monista eri näkökulmista. Näiden asioiden läpikäyminen projektipäällikön ja tärkeimpien projektin sidosryhmäläisten kanssa varmistaa myös yhteisen ymmärryksen projektista. Ja vielä kun nämä asiat dokumentoidaan, voidaan niihin palata projektin eri vaiheissa.
1. Tausta
Mikä on projektin tausta? Mitä varten tämä projekti tarvitaan? Mikä on toiminnan nykytila? Tämä on tärkeä kohta erityisesti niissä tilanteissa, joissa projektipäällikkö ei ole mukana joka päiväisessä tekemissä.
2. Tavoitteet
Mitä projektilla tavoitellaan? Mikä on eri tavalla projektin jälkeen? Mitä mittareita projektille voidaan asettaa? Projektin tavoitteiden tulee olla kirjattu siten, että projektin loppuessa on helppo arvioida, saavutettiinko ne.
3. Tuotokset
Mitkä ovat projektin tuotokset? Mitä projektin avulla on tarkoitus saada aikaiseksi? Tässä on sama homma kuin tavoitteiden kanssa – on hyvä, että tuotokset on laitettu muistiin tavalla, että voidaan projektin jälkeen tarkistaa, toteutuivatko ne.
4. Laajuus
Myös projektin ”scope”. Mitä alueita, asioita projekti kattaa? Ja ehkä vielä tärkeämpänä, mitä alueita, asioita projekti ei kata? Tämä on yksi ”kolmesta suuresta” seurattavasta asiasta projektissa (muut ovat aikataulu ja budjetti), ja projektin ohjaaminen on helpompaa, kun projektisuunnitelma pitää sisällään selkeästi dokumentoidun projektin laajuuden.
5. Menestystekijät
Mitkä ovat ne tekijät, joilla projektin onnistuminen varmistetaan? Tätä voi ajatella myös sen kautta, että mitkä asiat voivat johtaa projektin epäonnistumiseen, mikäli ne eivät ole kunnossa / projektissa mukana. Projektin menestystekijät voivat liittyä mm. henkilöihin ja tietotaitoon, systeemeihin tai toimintatapoihin. Niitä on hyvä miettiä hyvinkin konkreettisesti, jotta niihin voidaan tarvittaessa palata.
6. Hyödyt
Mitä hyötyjä projekti tuo? Mahdollisesti sekä aineellisia että aineettomia. Joissain projekteissa tavoitteet, tuotokset ja hyödyt ovat melko yhteneväiset. On hyvä myös käydä lävitse, kenelle projekti tuo hyötyjä.
7. Aikataulu
Mikä on projektin aikataulu? Mitä välietappeja projektissa on? Tässä kohtaa on hyvä myös sopia siitä, miten aikataulua seurataan. Monessa projektissa aikataulua seurataan eri tasoilla – johdolle oma, ylemmän tason seurantansa, ja projektitiimille tarkemman tason, tekemisiin liittyvä aikatauluseuranta.
8. Organisaatio
Ketkä ovat mukana projektissa? Millaisia ryhmiä, tiimejä projektissa tarvitaan? Kuka kuuluu mihinkin ryhmään, tiimiin? Tämä kohta liittyy myös projektin menestystekijöihin – kannattaa varmistaa, että projektisuunnitelma kattaa tarvittavan tietotaidon ja osaamisen omaavat henkilöt.
9. Roolit ja vastuut
Kuka vastaa ja mistä? Tätä voidaan, ja kannattaakin, tarkistella sekä tiimi että henkilötasolla. Erityisen tärkeää tämä on määritellä silloin, kun projektissa on mukana useampia tiimejä tai organisaatioita. Roolien ja vastuiden läpikäynnissä on hyvä olla mukana kaikkien liittyvien tiimien ja organisaatioiden edustajat. On myös hyvä määrittää projektin ohjausryhmän rooli projektissa.
10. Resurssit
Mitä resursseja tarvitaan projektin toteuttamiseksi? Pääresurssikategoriat ovat pääoma (ts. raha), materiaalit (ml. välineet, laitteet, varusteet) sekä ihmiset. Joissain tapauksissa aikakin katsotaan resurssiksi. Tämän kohdalla voi olla jo hieman toistoa menestystekijöiden ja aikataulun suhteen, mutta voi olla hyvä käsitellä tämä omana kohtanaan, mikäli myöhemmin on tarve palata siihen, miten projektin tarvitsemat resurssit varmistetaan.
11. Sidosryhmät
Mitkä ovat projektin sidosryhmät – tai ketkä ovat projektin sidosryhmäläiset? Tässä voi käyttää hyödykseen sidosryhmäanalyysia, kevyenä versiona.
12. Budjetti
Mikä on projektin budjetti? Kuinka paljon projektissa tarvitaan rahaa ja mihin? Tässä kohtaa on linkki resursseihin – miten projekti rahoitetaan, mistä projektin tarvitsema raha, pääoma saadaan. Projektin budjettia miettiessä on yritettävä ottaa huomioon kaikki mahdolliset kustannukset, lisäksi on hyvä varata hieman ylimääräistä satunnaisille kustannuksille.
13. Hallintamalli
Miten projektia hallitaan? Millaisia seurantafoorumeita tarvitaan – päivittäin, viikoittain, kuukausittain? Ketä näihin foorumeihin kuuluu? Mitkä asiat ovat eri foorumien agendalla? Mistä asiasta eri foorumit päättävät? Miten projektissa voidaan eskaloida mahdollisia ongelmia eri foorumeille?
Hallintamallin yhteydessä on hyvä myös tarkistaa mitä kanavia, systeemejä halutaan käyttää projektin hallinnoimiseen, dokumenttien hallintaan ja operatiiviseen seurantaan (esim. MS Excel, MS Teams, Slack jne.) – monesti näihin on jo vakiintuneita käytäntöjä.
14. Kommunikaatiosuunnitelma
Miten ja kenelle projektista kommunikoidaan? Mitkä ovat ne tahot, sidosryhmät, joille projektista on tarpeen tiedottaa? Kuinka usein tiedottamisen tulisi tapahtua? Millainen sisältö olisi paras kullekin sidosryhmälle? Mitä kanavaa tiedotuksessa olisi paras käyttää kullekin sidosryhmälle? Kuka vastaa mistäkin tiedottamisesta?
Usein projektissa projektiryhmälle / -tiimille tiedotetaan useammin, muulle organisaatioille hieman harvemmin. Yleissääntönä voisi antaa, että tiedottamista pitää mieluummin olla liikaa kuin liian vähän, kommunikaatio kun tuppaa yleensä olemaan se asia, joka jää vähemmälle huomiolle 🙂 Viestien sisältö kannattaa pitää selkeänä ja yksinkertaisena.
15. Riskien hallintasuunnitelma
Mitä riskejä projektiin liittyy? Kuinka suuri todennäköisyys riskillä on? Entä vaikutus? Miten riski toteutuessaan vaikuttaa (esim. aikatauluun, tuotosten laatuun, kustannuksiin)? Miten riskit voidaan estää, tai niiden vaikutus minimoida? Kuka vastaa tarvittavista toimenpiteistä?
Riskien hallintasuunnitelmaa kannattaa päivittää ja seurata projektin edetessä, riskien todennäköisyydet ja vaikutukset saattavat muuttua, esille voi myös tulla uusia riskejä.